Viktigt vid avtalsuppföljning

För att nå en framgångsrik affär måste du som beställare säkerställa att ett antal krav uppfylls under avtalstiden.

Det är lätt att missa att ta med avtalsuppföljning vid en upphandling. Om du som beställare inte tänkt på avtalsuppföljning redan vid behovsanalysen kan det skapa problem under avtalstiden. När du sluter ett avtal med en leverantör börjar de i upphandlingsdokumententet ställda kraven att sättas på prov.

Upphandlingsdokumentet ska innefatta tydliga krav för avtalsuppföljning

Upphandlingsdokumentet ska innehålla både tydliga krav på leverans och rutiner för avtalsuppföljning för att du på ett effektivt vis ska kunna följa upp leveransen. Om du fastställer rutiner för avtalsuppföljning i upphandlingsdokumenten ger detta dessutom leverantören en indikation på att du som beställare kommer att att följa upp leveransen av det som upphandlats.

Tips för en framgångsrik avtalsuppföljning

Du bör ställa tydliga krav på:

  • leverantören, vilka krav ska vara uppfyllda både vid anbudsgivning och under avtalstiden?
  • att produkten eller tjänstens kvalitet definieras redan i avtalet
  • administrationen, exempelvis leverans av dokument, anmälningar, statistik, besiktningar, försäkringar med mera
  • gränsdragningarna, vem som gör vad, hur och när?
  • när ska vite utgå?
  • när ska incitamentet tillfalla leverantören?
  • kan slutanvändarens upplevelse vara ett mått på levererad kvalitet? Får ett avtal sägas upp om användarna inte är nöjda?
  • när får ett avtal sägas upp? När kan ett avtal sägas upp?